INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN –SIG-
Según el Glosario de términos recogido en el Manual del CIDEM sobre Sistemas Integrados de Gestión un “Sistema de gestión es la estructura organizativa, de responsabilidades, de procedimientos, de procesos y de recursos necesarios para llevar a término la gestión de la organización”.
En estos momentos podemos decir que los SIG son una realidad en una gran parte de las grandes y medianas empresas en nuestro país. La necesidad de la integración surge por un factor crítico de éxito como es el poder satisfacer las necesidades y expectativas de los grupos de interés –stakeholders- afectos a cada una de las organizaciones entre otros: clientes, sociedad, proveedores, partners, empleados, administración, organizaciones sindicales, accionistas, etc. (como se representa en la figura adjunta).
Para Yolanda Villaseñor Sebastián Coordinadora Técnica de Proyectos de la División de Certificación de Sistemas de AENOR “conjugar todo esto obliga a las organizaciones a buscar herramientas de gestión, a través de las cuales las organizaciones gestionen todos estos intereses a través de la mejora continua. Las herramientas de gestión más extendidas en el mundo empresarial son los sistemas de gestión de aseguramiento de la calidad, sistemas de gestión medioambiental y sistemas de prevención de riesgos laborales cuyos elementos se describen en las Normas Internacionales UNE-EN-ISO 9001,2,3-94, UNE-EN-ISO 14001:96 y la Norma Española UNE 81900-EXP respectivamente”.
Por otra parte los beneficios de la implantación de Normas ISO y de los Modelos de Calidad Total y Modelo EFQM se traducen en unos mejores resultados de eficacia y de eficiencia en todos los departamentos de la compañía, y por ende, en los resultados del negocio (lucrativo o no). Algunos “estudios de investigación” permiten constatar este último extremo, y se pueden revisar en la Web de Centros de Excelencia. Son los siguientes:
Resultados de la implantación de la norma ISO 9000 y el Modelo EFQM. Conclusiones de un estudio tipo Delphi 2005
Impacto de la Calidad Total (TQM) en los resultados económicos, según evolución de los ganadores de Premios en USA 2000
Impacto de la implantación efectiva de EFQM en los resultados claves empresariales 2005.
El Instituto Aragonés de Fomento –IAF- dependiente del Gobierno de Aragón ha publicado un “Estudio de la situación de la Empresa Aragonesa 2005" realizado por la Universidad de Zaragoza en el que se analiza “la utilización de herramientas y modelos de gestión en más de 300 empresas aragonesas de todos los sectores de actividad”.
NECESIDAD DE INTEGRACIÓN
Las razones que motivan la implantación de un SIG (aparte de la satisfacción de los grupos de interés recogida anteriormente) vienen dadas, en primer lugar, por el cumplimiento de la distinta legislación vigente en materia social, medio ambiental, de seguridad y salud laboral, (tanto en el ámbito nacional, como comunitario e internacional), y por otra parte en la necesidad creciente de adaptación de las empresas a un entorno tremendamente cambiante y competitivo en el que se mueven actualmente las organizaciones. Hay que tener presente que las empresas líderes en cada sector marcan la diferencia al utilizar en el despliegue de su estrategia herramientas avanzadas de gestión, como son, entre otras muchas, el Cuadro de Mando Integral – CMI (Balanced Scorecard – BSC) y los SIG, lo que obliga al resto de las compañías del sector a “imitarlas” si no quieren perder competencia, llegando incluso a la desaparición del mercado.
Para ampliar información sobre el Balanced Scorecard recomendamos visitar la Web del profesor Alfonso López Viñegla
Las citadas obligaciones legales hay que tenerlas presente es la documentación de las funciones y responsabilidades del personal para facilitar el cumplimiento de requisitos de responsabilidades de la organización, es decir, el SIG genera una documentación formal necesaria para poder realizar la coordinación de responsabilidades entre los tres departamentos involucrados (calidad / medio ambiente / seguridad y salud laboral). Esta fase del proyecto requiere un adecuado plan de formación en el que se incluyan los cursos de capacitación necesarios.
Sin perjuicio de lo anterior es imprescindible tener muy presente que la implantación de un SIG supone tener que afrontar un cambio cultural en las empresas, y para ello hay que concienciar e involucrar a las personas de la organización, empezando por el compromiso formal de la alta dirección con el proyecto. Este proyecto para que tenga el éxito esperado se debe desplegar a través de un plan de comunicación interna que permita “venderlo” a toda la organización.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA PLANIFICACIÓN
Una de las mayores dificultades de un SIG lo constituye el grado y la forma en que deben coordinarse los distintos sistemas que se pretende integrar (calidad, medio ambiente, seguridad y salud laboral, responsabilidad social empresarial, etc.).
Antes de ponerse a implantar en una organización un sistema de gestión integrado es imprescindible poder estudiar en profundidad algunas experiencias que hayan tenido éxito en el sector de referencia (“buenas prácticas empresariales”), y para ello se recomienda una herramienta como el “benchmarking”. Para conocer y aplicar esta herramienta es conveniente contar con una guía especializada como la que podemos descargar de la Web de la Seguridad Social.
En el caso de que se trate de una mediana o gran empresa, se recomienda el concurso profesional de una consultora especializada en este tipo de encargos. Evidentemente y, sin perjuicio de lo anterior, se recomienda solicitar las ayudas y subvenciones que conceden algunas Comunidades Autónomas para la implantación de los sistemas de gestión (a nivel nacional existe el Programa PROFIT -Programa Fomento Innovación Tecnológica). En este punto se recomienda visitar la Web del Portal Europeo de información y gestión de ayudas y subvenciones.
En el caso de medianas empresas y pymes se recomienda utilizar sus propios recursos, con el apoyo de organizaciones como la CEOE. y la CEPYME , fundamentalmente por “economías de escala”.
Nuestra experiencia nos ha demostrado estos últimos años que un factor importante a la hora de plantearse la implantación de un sistema de gestión integrado, es la posibilidad cierta de poder compatibilizar la estructura de Normas, como por ejemplo, ISO 9001: 2000 (calidad), con ISO 14001 (medio ambiente) y con OHSAS 18001 (Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el trabajo).
Algunos de los mejores Manuales y Guías en esta materia los podemos encontrar en la Web del Centro de Innovación y Desarrollo Empresarial (CIDEM) - organismo del Departamento de Trabajo e Industria de la Generalitat de Cataluña –, entre otros los siguientes: “Manual de Sistemes Integrats de Gestió”; “Guia per a una Gestió basada en processos “ y “Auditories de la qualitat”.
DISEÑO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
En el diseño de un sistema integrado de gestión es fundamental detectar y analizar los elementos de la organización que presentan sinergias y cuáles son los procesos y actividades básicas sobre las que se centra la gestión integrada. De esta forma podremos optimizar la gestión de cada uno de los citados elementos, especialmente en lo relacionado con la estructura documental común a los tres sistemas y cuales son los documentos que describen aspectos particulares.
A este respecto es imprescindible poder contar con aquella información particular del sector en el que actúe la organización para la definición y desarrollo de su sistema. La idea que subyace es conseguir la eficacia, reducción de costes, seguridad, facilidad de uso y adaptación necesarias.
En este punto es importante revisar la página Web de “mejora continua” de la Dirección General de Transportes en la que existe una apartado específico sobre Sistemas Integrados de Gestión.
Por otra para el diseño de “procedimientos tipo para la integración de los tres sistemas” se recomienda entrar en la Web de “amozarrain”
IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
En los últimos años han visto la luz algunos modelos para la integración de los sistemas de gestión entre los que podemos citar el Modelo 3G1 del profesor de la Universidad de Zaragoza D. Juan José Cubero Marín, que permite implantar un sistema único, donde se contemplan los sistemas de gestión de la calidad, de la prevención de los riesgos laborales y del medio ambiente
No obstante, en la implantación de un sistema integrado de gestión, como en la de cualquier otro sistema de gestión, hay que seguir una serie de pasos, a saber: Identificación de requisitos, Integración de métodos, documentos, manuales; Integración de los departamentos de Calidad, Medio Ambiente; Seguridad y Salud; Designación de los responsables y de sus responsabilidades; Documentación formal necesaria del sistema integrado; Cambios organizativos; Constitución del Comité SIG para su seguimiento .etc..
